読んドコ!

名簿作成したときの個人情報の取り扱いてどうしてる?

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今度、同窓会名簿を作ります。
友人と 「個人情報とかどうなるのかな?

今って結構厳しいよね。」
個人情報が漏れたなどは
よくニュースで耳にします。

確か法律で個人情報か取り決め
あったように思うけどなど

話をしたのですが
結局どのようになっているのか
わからないまま。

作る前に個人情報をどう取り扱えばいいのか
調べてみました。


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同窓会の名簿を作るには?

近年、個人情報の漏えいなどで
個人情報の取り扱いも難しくなってきました。

個人情報保護法などもあり
厳重に取り扱わなければなりません。



そこで、名簿などを作成するにあたって
どんなことに注意したらいいのか
ご紹介します。

 

個人情報を扱う時に気を付けること

幹事になると同窓会の連絡先等の
個人情報を管理しなけれがなりません。

「住所はこれだよ」
「○○さんのメアドだから案内メール送って」
などとなにかと個人情報が集まってきます

よく耳にする個人情報に関する法律は
「個人情報保護法」です。

こちらは、
5000人以上の個人情報を 取り扱う事業所
が対象になります。

したがって、通常の同窓会では
これには当たらないと思いますが

それでもプライバシー保護から
個人情報は絶対に守る必要はあります

ほとんどの方がエクセルなどでまとめて
管理すると思いますが

きちんと管理していないと
いつそのファイルが
漏えいするかわかりません

最も安心なのが、
紙で管理し 同窓会が終わったら
シュレッダーに かけてしまう事です。



 

名簿を作る際の注意

同窓生の名簿を作成する時
名簿を作ってくれる業者
頼むと思います。

よく「同窓会のはがきを返信したら
勧誘の電話がかかるようになった。」
といた声も聞かれます。

個人情報保護法が施行してから
少なくなってきました

同窓会組織や名簿業者が適法に
情報を他者業者に提供したり
販売している可能性もあります。

契約をするときに1番重要なのは
第三者提供に関する項目です。

警察等の公共機関に提供
求められた場合や

案内状発送などの為に提携している業者
(日本郵便など)に提供する場合を除いて

第三者に個人情報を
提供することは ありません。

など と書かれていることをきちんと
確認してください。

業者によっては
契約書に第三者提供部分をあいまいにして
名簿自体を販売するケースもまれにあります。

契約をする前に必ず確認をしましょう



 

個人情報が漏えいすると?

インターネットが広まる前は
個人情報は「名簿屋」と呼ばれる人の

手に渡り、売られたりDMに活用
されたりしていました。

しかし、今はインターネットが広がり
「不正アクセス」が問題になっています。

不正アクセスより情報が漏えいし
悪い人の手に渡ると

本人になりすましてサービスなどが
乗っ取られ

買っていない商品が届いたり
勝手に口座からお金が引き落とされたりと
被害も大きなものになります。

 

まとめ

多くの業者さんは個人情報の保護に
きちんと取り組み考えています

誠実で契約書もしっかりしているところ
で あれば大丈夫です。

自分が取り扱う個人情報の管理も
気を付けてください

 

私も名簿を作る時に業者さんに
お願いしました。

第三者の提供についてきちんと
契約書に書かれてありました。

お願いする時も 個人情報の取り扱いは
十分注意してくださいと頼みました。

おかげで無事、
名簿を作ることができました。


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